El Archivo municipal ya ha digitalizado 100 libros de actas de los siglos XV, XVI y XVII y los dos libros de privilegios que se conservan en el Ayuntamiento.
La archivera municipal, María Jesús Torreblanca, ha explicado que gracias a la digitalización “disminuye el uso de estos documentos y también se evita su fotocopiado, por lo que conseguimos que su desgaste sea mucho menor y se mejore así su conservación. Además, su difusión es mucho más sencilla tanto entre investigadores como entre cualquier ciudadano que quiera consultarlos”.
Antes de proceder a la digitalización, los documentos se comprueban, se folian (si no lo están), se anotan sus sueltos y se coteja su signatura con fichas antiguas y nuevas, para ver que no haya faltas y que todo cuadre.
La archivera ha detallado que la signatura “es la matrícula del libro, su número de identificación”, mientras que los sueltos “son documentos que están incluidos en un volumen de actas, pero sin encuadernar. Puede ser porque la encuadernación se haya deteriorado o porque se guardase como una anotación”.
Los trabajos de digitalización comenzaron con los libros de actas porque, como ha remarcado la archivera, “son los más importantes”. En estos libros, ha continuado, “se recogen las sesiones del Consistorio, los problemas que se presentan, las soluciones y los proyectos y preocupaciones de la ciudad”.
“Cuando hablamos de libros de actas, nos referimos a los volúmenes que las contienen, y hay de todo. Hay épocas en las que cada volumen contiene un año de sesiones, otras en las que un volumen contiene un par de años o tres. También hay momentos en los que se incluyen en las actas apéndices con las cuentas o con otros documentos. Cada época tenía sus propias necesidades y características”, ha añadido Torreblanca.
También se han digitalizado los dos libros de privilegios que se conservan en el Archivo en colaboración con un proyecto de investigación de la doctora Martine Charageat, de la Universidad de Burdeos.
Los libros de privilegios recogen todas las concesiones que los monarcas han hecho a la ciudad (especialmente exenciones de pagos), además de algunos otros asuntos.
Dado que se trata de volúmenes delicados, todos ellos se han digitalizado en la propia Casa Consistorial con un escáner cenital para fotografiar los documentos desde arriba y no forzar las encuadernaciones.
El Archivo municipal y el Área de Informática ya están trabajando en la puesta en marcha de un nuevo portal en el que se podrán consultar todos los documentos digitalizados.